Краткая памятка всем, кто использует таблицы Excel в работе.
1. Сводные таблицы
Если вы хотите поглубже изучить Excel, то разобраться в том, как создаются и используются сводные таблицы — это первое, что вам нужно сделать. Они помогут сортировать большое количество данных, автоматически рассчитывать итоговые и промежуточные суммы, получать средние значения.
Как применять:
— Выделить исходные табличные данные (таблица с данными должна представлять собой сетку, где есть заголовки и названия строк и нет пустых строк).
— Выбрать в меню раздел Вставка > Рекомендуемые сводные таблицы. В диалоговом окне Рекомендуемые сводные таблицы выбрать наиболее подходящий для ваших нужд макет, добавление таблицы на тот же лист или на новый лист и нажать кнопку ОК.
— Добавится сводная таблица и список полей справа, с помощью которого можно настраивать таблицу так, как вам удобно.
2. Подбор параметра
Средство подбора параметров пригодится вам в том случае, если вы знаете, что должно получиться в результате вычисления, но не знаете исходных значений для постановки в формулу.
Как применять:
— Выбрать Данные > Работа с данными > Анализ «что если» > Подбор параметра.
— Ввести в поле «Установить в ячейке» ссылку на ту ячейку, где находится формула.
— Ввести нужный вам результат вычисления в поле «Значение».
— Ввести в поле «Изменяя значение ячейки» ссылку на ту ячейку, где находится корректируемое значение, и нажать кнопку ОК.
3. Условное форматирование
В программе Excel есть очень удобная штука — целая библиотека стилей условного форматирования. С помощью условного форматирования можно сортировать значения в таблице, выделяя их значками или цветом.
Как применять:
— Вкладка меню Главная — группа Стили — Условное форматирование — выбор нужного стиля форматирования — задание соответствующих форматированию условий.
— Например, вы хотите выделить красным цветом все значения больше 1000. Правила выделения ячеек > Больше > 1000 > Формат — выделить красным > ОК.
4. ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
С помощью этих функций вы сможете легко отыскать нужные данные даже в самой большой таблице.
Как применять:
— Используйте функцию ПОИСКПОЗ для поиска столбца, в котором расположен искомый элемент, а затем ту же функцию еще раз — для поиска нужной строки.
— Вставьте ответы в ИНДЕКС. Excel определит ячейку, в которой найденные столбец и строка пересекаются.
Например: ИНДЕКС (array, ПОИСКПОЗ (lookup_value, lookup_array, 0), ПОИСКПОЗ (lookup_value, lookup_array, 0)).
5. Диаграмма «Водопад»
Если вы работаете с финансовыми или статистическими данными, то имеете дело с большим количеством данных, которые удобно представить в графическом виде. Есть такая диаграмма «водопад», которая наглядно позволяет увидеть отклонения показателей в ту или иную сторону в течение конкретного периода.
Как применять:
— Выделить нужные данные и выбрать Вставка > Водопад или Диаграмма > Водопад.
6. Прогноз
Незаменимая функция для тех, чья работа связана с прогнозированием поведения каких-либо параметров в будущем на основе исторических данных.
Как применять:
— Указать ячейки, в которых содержатся исторические данные.
— Выбрать Данные > Прогноз > Лист прогноза.
— В открывшемся окне для создания листа прогноза выбрать подходящие для визуализации прогноза график или гистограмму.
— В поле Завершение прогноза выбрать будущую дату (дату завершения прогнозного периода) и нажать кнопку Создать.
