Как составить благодарственное письмо: требования, содержание и нюансы

К популярным формам нематериального вознаграждения за хорошие результаты работы, длительное сотрудничество относят благодарственные письма. Многие организации составляют такие документы для своих сотрудников, клиентов, партнеров. Чаще всего обязанность по их написанию возлагается на секретаря или кадровика.

С основными видами благодарственных писем можно ознакомиться на странице https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadry/pooshhreniya-i-vzyskaniya/blagodarstvennoe-pismo-sotrudniku-za-horoshuyu-rabotu-kak-sostavit-obrazets.html. Формальных требований к таким документам действующие нормативные акты не содержат. При их написании следует руководствоваться обычными нормами деловой этики.

Какие требования предъявляются к письму

Благодарственное письмо представляет собой один из видов деловой корреспонденции. При условии грамотного составления документ может стать эффективным нематериальным поощрением сотрудников, выражением признательности партнерам или полноценным маркетинговым инструментом. Адресат такого послания должен воспринимать его в качестве мотива к дальнейшей работе, проявления личного внимания, конкурентного преимущества перед другими работниками, контрагентами организации.

Как подготовить бланк для благодарственного письма

Подчеркнуть значимость благодарственного письма можно путем его составления на фирменном бланке организации. В этом случае документ должен соответствовать нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016. К нему предъявляется ряд базовых требований:

• наличие полного и краткого официального наименования компании;
• подробные сведения об адресате – ФИО или название предприятия;
• уважительное обращение к получателю – гражданину или юрлицу;
• текст, занимающий не более 1 страницы, подпись руководителя, печать.

Что стоит учитывать при написании текста документа

Главная цель такого письма – выражение признательности, уважения, надежды на дальнейшую плодотворную работу. При составлении его текста необходимо обращаться к адресату от конкретного лица – руководителя компании, ее структурного подразделения. Важно указать, за что именно отправитель выражает благодарность получателю, избегать формальных оборотов. Документ для сотрудника часто дополняют указаниями на его исключительные компетенции, знания, опыт.

Как написать письмо для своего работника

Письма для сотрудников всегда подписываются руководителем организации. Этим подчеркивается личное внимание к конкретному человеку. Текст такого документа не должен выглядеть формальной отпиской. Индивидуализируют его с помощью упоминания заслуг, достижений адресата, подчеркивания личных, профессиональных качеств. Подробнее об этом можно узнать на сайте https://sovetkadrovika.ru/.