Почему списки дел не работают и что с этим делать

Списки дел — давно испробованный метод организации, он кажется простым и надежным. Он также позволяет выстроить последовательность дел на день или неделю, чтобы все успеть, этот метод организации очень популярен, и, казалось бы, всем хорош. А так ли это?

Дариус Форо — всемирно известный автор пособий и руководств по продуктивности и тайм-менеджменту. Дариус успевает писать книги, вести блоги и лекции, заниматься бизнесом, работать в IT, а также консультировать людей — все это не используя громадных списков. Кажется, мужик что-то должен знать о тайм-менеджменте.

Он рассказал о том, почему списки дел — устаревший и крайне несовершенный способ составлять планы.

Он согласен с тем, что списки можно использовать, и что они полезны: фиксирование задач понижает уровень тревоги, списки покупок снижают вероятность, что вы попадетесь на крючок маркетологов. Но в то же время, многие списки дел не дают нам никакой информации о приоритетности задачи, о ее специфике, о ее сложности и так далее. Кроме того, списки привязаны к последовательности исполнения задач. Если для работы и жизни вам нужен список, то вы что-то делаете не так.

Нужно ли вам выполнять задачи, которые вы не можете запомнить? Если да, то что тогда отнимает у вас столько внимания или времени?

«Если для ра­бо­ты мне ну­жен to-do list — зна­чит я не кон­тро­ли­рую свою жизнь» — так говорит Форо.

Со стороны, списки дел выглядят идеальным инструментом тайм-менеджмента и приведения жизни в порядок. Но на самом деле, они далеко не совершенны и обладают огромным количеством недостатков. Они не подходят не просто какой-то части людей — большинство не может использовать их для организации сложных планов в сжатых сроках. Кроме того, сама форма и концепция списка не обладают достаточной гибкостью для современного человека.

Из-за того, что дел стало гораздо больше, а они сами теперь могут быть как пятиминутным поиском по интернету, так и сложным разветвленным алгоритмом, списки не всегда будут работать. Многие люди сталкиваются с тем, что списки дел разрастаются до десятков пунктов и подпунктов. Кроме того, если вы по профессии или иным причинам имеете плавающий, меняющийся или гибкий график, то списки вообще стоит отправить в помойку.

С этим столк­нул­ся и Да­ри­ус Форо. Будучи автором книг о тайм-менеджменте и организации жизни, он в какой-то момент попытался поменять свой подход к спискам дел. Именно тогда он наткнулся на гайд из 15 пунктов, который рассказывал, как работать со списками дел. Прозрев с такой дичи, он понял, что список дел для создания списка дел — это за гранью добра и зла, а потом начал искать альтернативные методы планирования рутины.

Еще Томас Эдисон утверждал, что главным отличием продуктивной работы от пустой занятости является система, намерение и сознательное планирование. Питер Друкер сказал, что самое бесполезное — эффективно делать то, чем заниматься вообще не стоит. Форо предлагает шесть принципов для планирования и выполнения дел:

1. Мелкие дела, которые можно сделать быстро нужно делать сразу. Если для того, чтобы выполнить задачу, вам нужно меньше 10 минут, расправьтесь с ней прямо сейчас. Ответы на письма по работе, оплата счетов через интернет, оформление заказов — все это можно сделать меньше, чем за 10 минут.

2. Распределяйте силы равномерно. Карл Маркс иногда лежал в кровати неделями, а потом за часов 50 без сна делал все запланированное, когда писал «Капитал». Но он был философом, нередко гостил у своих друзей подолгу, да и деньги у него имелись. Вам так не надо, режим древних коммунистов это, скорее всего, не про нас с вами. Мониторьте свой уровень нагрузки, подмечайте, от чего вы сильнее всего устаете. Если вас выматывают поездки — планируйте их на более простые дни. Если вы по­сто­ян­но чув­ству­е­те себя ис­то­щен­ным, пе­ре­смот­ри­те уро­вень еже­днев­ной на­груз­ки.

3. Си­стем­ный под­ход и регулярность — всему голова. Если вы работаете над каким-то большим проектом, например, написанием книги или вкатываетесь в пауэрлифтинг, составьте себе план. Выполняйте хотя бы чуть-чуть каждый день. Например, в случае написания книги, можно начинать свой день с чтения или просмотра руководств и советов для неопытных писателей.

4. Выбирайте приоритеты и следуйте им. Каж­дый ве­чер вы­би­рай­те себе 2-4 наиболее важных за­да­чи на сле­ду­ю­щий день, начинайте их выполнять как можно скорее. Да, это похоже на список дел, но он меняется каждый вечер и он крайне краток, ситуативен.

5. Ис­поль­зуй­те ка­лен­дарь для важ­ных дел. Планируйте дела и ставьте напоминания в мобильниках и на бумажных календарях.

Форо не утверждает, что эти принципы — прорывные и абсолютно верные. Они не единственно правильные, может существовать куда больше подходов, это очевидно. Эти правила — просто удачный пример перехода от громадных списков дел к более удобной и рациональной модели планирования. В отличие от Петра Первого или какого-нибудь древнего грека, у нас есть куча инструментов для того, чтобы организовать свои жизни.