Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Введение электронных трудовых книжек в России запланировано на 2020 год. Информационный портал «Пронедра» разбирался в нюансах новшества.

Прежде всего, отметим, что в качестве нормативного основания для перехода на электронные трудовые книжки выступят следующие федеральные законы, вносящие соответствующие поправки:

• Трудовой кодекс России. Его пополнит статья 66.1, устанавливающая непосредственно возможность ведения сведений о трудовой деятельности и о трудовом стаже гражданина в электронном формате.
• Закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ. В этом документе будет зафиксировано обязательство работодателей предоставлять специалистам Пенсионного фонда (ПФР) новые отчеты. По сути, они и станут воплощением трудовой книжки в электронном виде.
• КоАП России. В этом кодексе закрепят ответственность работодателей за нарушения сроков предоставления информации и за предоставление неполной, а также недостоверной информации о трудовой деятельности и о стаже работников.

Как работодателям перейти на электронные трудовые книжки: что нужно знать

Новый отчет необходимо будет предоставлять ПФР ежемесячно в течение 2020 года, а уже с 2021-го — не позднее следующего рабочего дня после приема работника в штат либо после увольнения. Какие-либо бланки при этом не потребуются: разработчики программного обеспечения все сделают за вас. Работодатель должен будет только обновить свои программы, после чего он сможет формировать отчеты автоматически.

Сотрудники предприятия должны быть письменно проинформированы об изменениях в трудовом российском законодательстве, а также о своем праве на сохранение бумажных трудовых книжек. Помните: переход на электронные документы носит исключительно добровольный характер. Факт согласия или несогласия каждого сотрудника должен быть подтвержден его подписью.

Эксперты не исключают также, что работодатели вынуждены будут внести изменения в локальные нормативные акты и в коллективные договоры. Вероятно, они должны будут соответствовать обновленному законодательству.