Командировки – неотъемлемая часть бизнеса, на которую уходит немало средств. Можно ли сократить расходы на командировки без потери эффективности и как это сделать, читайте тут.
Практически любой бизнес неизбежно связан с командировками, на которые уходит немало средств. Иногда необходимость в командировках возникает внезапно, но чаще всего они планируются заранее, и существует немало возможностей сэкономить средства фирмы, не создавая командировочным неудобств. Вот что для этого необходимо:
- Учитывать тревел-политику компании
В каждой крупной компании есть соответствующий документ, в котором до мельчайших деталей расписаны допустимые расходы на билеты, отели, сумму суточных в разных странах и пр. Даже если в компании организацией командировок занимается отдельный специалист, он не в состоянии все держать в голове, поэтому необходимо каждый раз сверяться с нормативным документом. В небольших компаниях тревел‑политика носит менее формальный характер, часто достаточно устной договорённости, но и ее нужно выполнять.
- Составить график командировок
График командировок, составленный заранее, поможет существенно сэкономить командировочные расходы. Чем раньше будут приобретены авиабилеты, тем дешевле они будут. На некоторых железнодорожных маршрутах действует динамическое ценообразование, что при раннем заказе билета также поможет сэкономить. Аналогичная ситуация с трансфером и номерами в отелях – чем раньше их заказывать, тем больше будет вариантов выбора, а часто и скидка за раннее бронирование.
- Выбрать оптимальный вариант авиаперевозчика
Сумма суточных, которые придется оплатить сотруднику в командировке, зависит от количества дней, причем сюда входят и выходные, проведенные в командировке. Можно попытаться сэкономить на суточных, ограничив командировку только рабочими днями, но тут следует учитывать расписание авиарейсов, которое может не соответствовать задачам компании. Например, у лоукостера билеты дешевле, но он летает только по вторникам и пятницам, а у крупной авиакомпании рейсы каждый день, но билеты дороже. Следует просчитать оптимальный вариант, не забывая о сотрудниках, чтобы им не пришлось после ночного перелета сразу же отправляться на деловую встречу.
- Заранее заказать билеты, трансфер и отель
Комбинация этих трех элементов командировки составляет львиную долю ее оплаты, поэтому желательно забронировать как можно раньше и выгоднее. Поиск подходящих вариантов на сайтах авиакомпаний и отелей и составление из них оптимальной комбинации не такое простое дело, недаром существуют агентства делового туризма, как раз и занимающиеся организацией командировок – естественно, не бесплатно. Альтернативой таким агентствам являются специальные сервисы для организации командировок, где все необходимое можно забронировать за считаные минуты и по более выгодным ценам.
- Обеспечить страховой полис
Для российских граждан по всей территории страны действует полис ОМС, главное, чтобы они его не забыли. Для поездок за границу необходим страховой полис выезжающего за рубеж, который стоит недорого, но поможет избежать астрономических счетов за какую-нибудь пару уколов в заграничной клинике.
- Предусмотреть ситуацию форс‑мажора
Каким бы тщательным ни было планирование командировки, форс-мажорные обстоятельства нельзя исключать: самолет задержался из-за нелетной погоды, и стыковой рейс сорвался; в отеле возникла путаница с номерами; внезапно перенесли нужное мероприятие; сам сотрудник заболел…
Форс-мажорные ситуации могут быть самыми разными, предвидеть их невозможно, а вот подготовиться необходимо, заложив в бюджет командировки возможные дополнительные расходы, если придется приобретать для сотрудника, который находится за тысячи километров, новые билеты и другой отель.