Как контролировать удаленных сотрудников, чтобы они делали все вовремя, хорошо и с первого раза?

Удаленные сотрудники из разных уголков страны и даже мира способны существенно улучшить результаты работы компании. Конечно, такое возможно только при грамотном управлении командой на расстоянии.

Первоклассные специалисты, объединенные интернетом и общей идеей — настоящее секретное оружие многих компаний, которые уже активно добиваются или добились успеха.

Зачем полагаться на ограниченный круг потенциальных сотрудников, которые живут сравнительно недалеко от офиса? Особенно если учесть, что их услуги одни из самых дорогих на рынке. При правильном подходе проще, выгоднее и эффективнее нанять талантливого человека из другого региона или страны, чтобы ускорить движение к стратегическим целям. 

Проверенные инструменты управления удаленными сотрудниками

Ежедневные созвоны

Люди перестают чувствовать себя командой, когда не общаются в реальной жизни. Единственный способ восполнить недостаток живого общения онлайн — ежедневные созвоны. Они дисциплинируют, помогают почувствовать свою причастность к общему делу и поразительно эффективны. За 10-15 минут разговора по телефону часто получается решить больше вопросов, чем за 30-40 и даже больше минут переписки в мессенджере.

Дозированное управление

При работе с командой удаленных сотрудников предоставление большей степени свободы часто дает более заметные результаты, чем постоянный контроль. Оценивайте не время, проведенное в виртуальном офисе, а конкретные результаты работы по каждому департаменту, отделу и направлению. Слишком частые проверки повышают уровень стресса и снижают продуктивность удаленных сотрудников.

Ежедневные видеоконференции

Этот метод используют руководители многих крупных компаний по всему миру. Вначале сотрудникам будет немного некомфортно, но со временем все войдет в рабочее русло. Удаленщики работают активнее и продуктивнее, когда у них есть регулярная возможность получить обратную связь и оперативно задать вопросы по проекту. Справиться с этой задачей поможет подключение к бизнес-процессам современной платформы для вебинаров ClickMeeting.

Регулярное онлайн-общение

Большинство удаленных сотрудников работают в разных офисах и даже в разных часовых поясах. С этой проблемой помогут справиться ежедневные короткие совещания. Обычно на них обсуждают планы на текущий и завтрашний день, расставляют приоритеты, а также определяют простые и результативные способы решения задач.

Общий чат

С таким разнообразием мессенджеров, как сейчас, работа с этим инструментом коммуникации, вообще, перестала быть проблемой. Используйте регулярно одну и ту же программу и со временем ваша команда привыкнет пользоваться одним и тем же чатом каждый день. Важно, чтобы сотрудники занимались не только своими узкими задачами, но и были в курсе общих дел компании. Такая практика помогает эффективнее решать текущие вопросы и наладить продуктивное сотрудничество между отделами.

Открытая информация о часовых поясах

Лучше всего, если данные о локации и часовом поясе сотрудника открыто отображаются в его профиле. Когда коллеги видят предпочтительное время общения по рабочим вопросам, это упорядочивает общее расписание и выполнение задач. 

Одна компания — одна платформа

Этот принцип объединяет компанию над решением одной или нескольких задач. Одна платформа создает эффект виртуального офиса, снимает ряд вопросов о взаимодействии с коллегами разных уровней, помогает всем и сразу настроиться на результат, быстро реагировать на изменения в графике или условиях технических заданий.

Делитесь новостями компании

Регулярно публикуйте информацию о событиях и мероприятиях. Пусть большинство сотрудников будут в курсе повседневной жизни компании. Презентации и записи корпоративных встреч помогают почувствовать себя частью коллектива даже тем сотрудникам, которые очень редко или никогда не выбираются за пределы домашнего офиса.

Устраивайте корпоративы

Например, многие удаленные команды стараются собираться хотя бы несколько раз в год, чтобы попутешествовать или просто провести время на природе. Обычно такие встречи длятся около двух дней. За это время удаленные сотрудники успевают несколько раз посетить офис и пообщаться с коллегами о работе. Но отдых занимает 75% времени и больше. Подобные мероприятия стоят дорого, но гарантированно окупаются за счет объединения коллектива, роста уровня корпоративной культуры, взаимопонимания и общей продуктивности.

На самом деле контролировать ответственных и профессиональных удаленщиков несложно. Гораздо труднее найти и привлечь таких сотрудников в свою компанию. Если провести определенную работу еще на стадии собеседования, контролировать удаленную команду будет намного легче.

Как действовать, чтобы сразу находить лучших из лучших?

Берите на стажировку сразу несколько человек

Обучение кандидатов по одному отнимает слишком много времени. И этому есть простое объяснение. У большинства команд высокие требования к будущим коллегам. Из-за этого процент отсева тоже приличный. Стажировка одного человека часто оборачивается полным провалом и все приходится начинать сначала. Гораздо легче выбрать лучшего из нескольких кандидатов.

Вначале нужно больше контроля

Неправильно дать новому человеку задачу с дедлайном в конце недели. Такая схема работы подходит для взаимодействия с проверенными специалистами. Чтобы избежать непредсказуемых результатов, разбейте задачу на три или больше подзадач с точкой контроля по каждому этапу. Это поможет быстрее понять темп работы и уровень квалификации сотрудника.

Не давайте слишком легкие задания

Не давайте слишком легкие, разбитые на короткие временные отрезки задачи. Это облегчает жизнь соискателям, но заметно затрудняет определение их квалификации. С похожей проблемой сталкиваются многие руководители — вначале пытаются максимально упростить жизнь новоприбывшему специалисту, а потом удивляются отсутствию навыков самостоятельной работы.

Не берите откровенно слабых кандидатов

Особенно, если нужно срочно закрыть вакансию. Многие компании просто не готовы ждать несколько месяцев, пока вырастет уровень квалификации конкретного человека. Лучше потерпеть еще немного и подобрать специалиста, который гарантированно справится с большинством поставленных задач, а с решением остальных самостоятельно разберется в процессе работы.

Нанимайте сотрудника под конкретные задачи

Даже если ставите цель просто разгрузить работу отдела. Если начальник и ведущие специалисты не понимают, зачем в компанию пришел новый человек, понять тоже самое недавно прибывшему сотруднику еще тяжелее.

Главное — практика

Как и в любом деле, при работе с удаленными сотрудниками самое главное — это практика. Если есть возможность, начинайте работу в удаленном формате с поиска специалистов на одну или несколько вакансий. По мере наработки практических знаний и опыта придет понимание особенностей комплексного управления удаленной командой. А советы из этой статьи точно пригодятся уже сейчас, даже если вы только начинаете присматриваться к организации работы в удаленном формате.